Facility Management gehört in der Schweiz zu den am schnellsten professionalisierten Disziplinen im Immobilien- und Betriebsmanagement. Unternehmen mit mehreren Standorten, Verwaltungen im öffentlichen und sozialen Sektor sowie Immobilienbewirtschafter stehen gleichermassen vor der Herausforderung, Gebäude, Anlagen und Flächen effizient, rechtssicher und nachhaltig zu betreiben. Computer-Aided Facility Management (CAFM) hat sich dabei von einer reinen Verwaltungssoftware zu einem zentralen Steuerungsinstrument entwickelt, das operative Prozesse, gesetzliche Pflichten und strategische Entscheidungen miteinander verbindet.
Gerade in der Schweiz ergeben sich dabei Anforderungen, die sich deutlich von jenen in Deutschland oder Österreich unterscheiden: eine andere Rechtsordnung, mehrere Amtssprachen, kantonale Besonderheiten und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Datenschutz und Datenhoheit. Wer CAFM-Software für den Schweizer Markt auswählt oder einführt, braucht deshalb mehr als eine funktionale Grundausstattung – die Lösung muss lokal mitdenken.
Dieser Artikel zeigt, welche rechtlichen, funktionalen und technischen Anforderungen ein CAFM-System in der Schweiz erfüllen muss, und stellt am Ende ein, wie Axxerion diesen Anforderungen konkret begegnet.
Auch ohne eine der deutschen GEFMA-Richtlinie entsprechende, einheitlich kodifizierte "Betreiberpflicht" verteilt sich die Verantwortung für den sicheren Betrieb von Gebäuden und Anlagen in der Schweiz auf mehrere Rechtsquellen: das Obligationenrecht (Sorgfalts- und Werkeigentümerhaftung nach Art. 58 OR), das Arbeitsgesetz mit seinen Verordnungen sowie branchenspezifische Vorschriften etwa im Bereich Brandschutz, Aufzüge oder Druckbehälter. Für Eigentümer, Betreiber und Facility Manager bedeutet das: Prüf-, Wartungs- und Dokumentationspflichten müssen lückenlos nachweisbar sein – eine Aufgabe, die ohne digitale Unterstützung kaum mehr rechtssicher zu bewältigen ist.
Zwei Bezugspunkte prägen die Schweizer Praxis besonders:
Ein CAFM-System, das in der Schweiz eingesetzt wird, sollte in der Lage sein, Prüf- und Wartungszyklen und auch sonstige Prozesse an diesen Standards auszurichten und entsprechende Nachweise revisionssicher zu dokumentieren.
Die in Deutschland verbreiteten GEFMA-Richtlinien sind in der Schweiz nicht unmittelbar bindend, liefern aber wertvolle methodische Grundlagen, etwa zur Definition von Betreiberpflichten oder zur Strukturierung von CAFM-Lastenheften. Viele Konzepte lassen sich sinngemäss übertragen, müssen jedoch an das Schweizer Rechtssystem und die kantonale Praxis angepasst werden. Für Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern der DACH-Region ist es deshalb wichtig, dass die eingesetzte CAFM-Software beide Regelwelten abbilden kann, ohne dass Prozesse doppelt gepflegt werden müssen.
Angesichts der Schweizer Klimaziele und Standards wie Minergie gewinnt das Energiemanagement an Bedeutung. CAFM-Software sollte Verbrauchsdaten erfassen, auswerten und mit Zielwerten abgleichen können, um Optimierungspotenziale sichtbar zu machen und Nachhaltigkeitsberichte zu unterstützen.
Ein CAFM-System muss sowohl präventive als auch reaktive Instandhaltung abbilden können: geplante Wartungszyklen auf Basis gesetzlicher Vorgaben oder Herstellerempfehlungen, automatisierte Erinnerungen sowie eine schnelle Erfassung und Bearbeitung ungeplanter Störungen. Entscheidend ist dabei die vollständige Dokumentation – von der Meldung über die Auftragsvergabe bis zum Abschlussnachweis.
Multi-Standort-Unternehmen benötigen einen zentralen Überblick über Flächen, Nutzungsarten und Belegungen. Ein leistungsfähiges CAFM-System visualisiert Flächendaten, unterstützt Umzugsplanung und Arbeitsplatzbelegung und liefert die Datenbasis für Flächenoptimierung – gerade bei hybriden Arbeitsmodellen ein zunehmend wichtiger Faktor.
Mietverträge, Wartungsverträge, Versicherungspolicen und Prüfprotokolle müssen zentral, versioniert und mit automatisierten Fristenwarnungen verwaltet werden. Das reduziert das Risiko verpasster Kündigungsfristen oder abgelaufener Prüfintervalle erheblich.
Ein niedrigschwelliges, idealerweise mobiles Ticketsystem ermöglicht es Mitarbeitenden und Technikern, Störungen unmittelbar zu melden und den Bearbeitungsstatus nachzuverfolgen. Dies beschleunigt Reaktionszeiten und schafft Transparenz gegenüber Nutzenden und Auftraggebern.
Mit Deutsch, Französisch und Italienisch als Amtssprachen ist Mehrsprachigkeit für Schweizer Unternehmen kein "Nice-to-have", sondern eine funktionale Grundvoraussetzung. Das betrifft nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch automatisiert generierte Dokumente, Benachrichtigungen und Berichte.
Bau- und Brandschutzvorschriften, Umweltauflagen oder Meldepflichten können von Kanton zu Kanton variieren. Ein CAFM-System sollte flexibel genug konfigurierbar sein, um unterschiedliche lokale Anforderungen je Standort abzubilden, ohne dass dafür separate Systeme nötig werden.
Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) gelten in der Schweiz eigene, teils strengere Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten als in der EU. Für viele Unternehmen – insbesondere im öffentlichen und sozialen Sektor. Hosting-Standort, Auftragsverarbeitung und Datenzugriff sollten klar definiert sein und bestenfalls in der EU liegen.
CAFM-Software steht selten isoliert: Sie muss sich in bestehende ERP-Systeme für Finanz- und Beschaffungsprozesse einfügen, BIM-Daten aus der Planungs- und Bauphase weiterverwenden können und zunehmend auch IoT-Sensordaten – etwa zu Energieverbrauch, Raumklima oder Anlagenzuständen – in Echtzeit einbinden.
Offene, gut dokumentierte APIs sind die Voraussetzung dafür, dass CAFM-Systeme mit der übrigen IT-Landschaft eines Unternehmens kommunizieren können, ohne dass aufwendige Individualentwicklungen nötig werden. Das erhöht die Investitionssicherheit und erleichtert die Integration neuer Systeme in der Zukunft.
Ein CAFM-System muss mitwachsen können – von einzelnen Liegenschaften bis zu komplexen, mehrsprachigen Standortnetzwerken – ohne dass dafür die Systemarchitektur gewechselt werden muss.
Da ein großer Teil der operativen Arbeit vor Ort an Anlagen und in Gebäuden stattfindet, ist eine intuitive mobile Nutzung entscheidend. Techniker benötigen einfachen Zugriff auf Aufträge, Anlagendokumentation und Meldefunktionen – auch offline oder bei eingeschränkter Konnektivität.
Abonnementbasierte SaaS-Modelle senken die Einstiegshürde und verlagern Kosten von Investitions- zu Betriebsausgaben. Bei der Bewertung sollten Unternehmen neben der reinen Lizenzgebühr auch Implementierungsaufwand, Schulungsbedarf und langfristige Skalierungskosten berücksichtigen.
Axxerion, die CAFM-Plattform von mavorest, wurde konsequent darauf ausgelegt, die zuvor beschriebenen Anforderungen in der Praxis zu erfüllen. Die Plattform unterstützt mehrsprachige Benutzeroberflächen und Dokumente, bildet Instandhaltungsmanagement, Flächen- und Vertragsverwaltung, Ticketing sowie Energiedatenauswertung in einem integrierten System ab und lässt sich über offene Schnittstellen flexibel in bestehende ERP-, BIM- und IoT-Landschaften einbinden. Damit deckt Axxerion sowohl die funktionalen Kernanforderungen als auch die spezifisch Schweizer Besonderheiten wie Mehrsprachigkeit und kantonale Flexibilität ab.
Für Unternehmen in der Schweiz ergeben sich daraus mehrere handfeste Vorteile: eine Plattform, die Multi-Standort-Strukturen ohne Systembrüche abbildet, Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben durch strukturierte Dokumentation und Nachweisführung, sowie ein SaaS-Modell, das laufende Weiterentwicklung und Skalierbarkeit ohne grosse Vorabinvestitionen ermöglicht. Das macht Axxerion sowohl für mittelständische Multi-Standort-Unternehmen als auch für Organisationen im öffentlichen und sozialen Sektor zu einer praxisnahen Wahl.
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