CAFM-Software in der DACH-Region richtig auswählen und einführen

Die Auswahl einer CAFM-Software wirkt oft komplizierter, als sie ist. Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz stehen vor der Herausforderung, ihre Facility-Management-Prozesse zu digitalisieren. Entscheidend ist dabei nicht, welche Lösung am meisten kann, sondern welche am besten zu Ihren Prozessen, Ihrem Team und Ihren Zielen passt.

Wir begleiten Unternehmen in der DACH-Region seit Jahren bei der Digitalisierung ihrer FM-Prozesse und teilen hier bewährte Erkenntnisse aus der Praxis – von der Anforderungsanalyse über die richtigen Auswahlkriterien bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme. So sparen Sie Zeit, Kosten und Nerven und schaffen eine stabile Entscheidungsgrundlage, die im Alltag tatsächlich entlastet.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

• Definieren Sie klare Ziele und messbare KPIs, bevor Sie mit der Softwareauswahl beginnen – so messen Sie später den Erfolg Ihrer Einführung.
• Wählen Sie ein CAFM-System, das sich flexibel an Ihre Prozesse anpassen lässt und mit Ihrem Unternehmen mitwächst – denken Sie an die nächsten fünf Jahre.
• Digitalisieren Sie keine ineffizienten Altprozesse 1:1, sondern nutzen Sie die Einführung, um Abläufe zu standardisieren und zu vereinfachen.
• Eine gründliche Datenprüfung vor der Migration verhindert, dass fehlerhafte Altdaten Ihr neues System von Anfang an belasten.
• Mobile Nutzbarkeit ist im Facility Management keine Zusatzfunktion, sondern eine Grundvoraussetzung.
• mavorest unterstützt Sie mit der Cloud-CAFM-Software Axxerion bei einer schrittweisen Einführung mit praxisnahen Workshops und persönlicher Begleitung.
• Ein starker Implementierungspartner in der DACH-Region versteht lokale Anforderungen, Compliance-Vorgaben und Branchenstandards wie GEFMA 444.

Was ist CAFM-Software und warum ist sie wichtig?

CAFM steht für Computer Aided Facility Management. Diese Software bündelt alle Informationen zu Gebäuden, Flächen, Anlagen und Wartungsprozessen an einer zentralen Stelle. Je größer Ihr Standort oder je verteilter Ihre Liegenschaften, desto mehr zahlt es sich aus, diese Daten zusammenzuführen und Abläufe planbar zu gestalten.

Anders als bei einfachen Excel-Listen oder verteilten Datenbanken verknüpft ein CAFM-System Gebäude, Flächen, Anlagen, Tickets, Verträge und Aufgaben intelligent miteinander. So entsteht eine einheitliche Datenbasis, die Abläufe vereinfacht und für mehr Transparenz sorgt. Wer beispielsweise den Lebenszyklus einer Anlage vollständig im Blick hat, kann Wartungen gezielter planen, Investitionen besser priorisieren und Ausfälle reduzieren – ein zentraler Anlagenüberblick macht zudem Schwachstellen sichtbar, etwa wenn bestimmte Assets überdurchschnittlich hohe Reparaturkosten verursachen oder regelmäßig Störungen auslösen.

Mit einem gut eingeführten CAFM-System lässt sich außerdem alles, was für Sie compliance-relevant ist, problemlos verwalten: gesetzliche Prüf- und Wartungspflichten, wiederkehrende Inspektionen und Dokumentationsnachweise für den Ernstfall liegen jederzeit griffbereit in Ihrer Hand.

Die 10 wichtigsten Auswahlkriterien für CAFM-Software in der DACH-Region

Die Entscheidung für eine CAFM-Software sollte nicht allein vom Preis oder von einer möglichst langen Modul-Liste abhängen – entscheidend ist, ob die Lösung Ihre Abläufe sinnvoll unterstützt, Ihre Mitarbeitenden entlastet und eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen bietet. Wenn Prozesse umständlich abgebildet werden und Daten nur schwer verfügbar sind, ist der richtige Zeitpunkt für eine Veränderung gekommen.

Ob öffentliche Verwaltung, Industrie, Einzelhandel oder Immobilienverwaltung – jede Branche hat spezifische Anforderungen an ihre FM-Prozesse. Compliance-Vorgaben, Betreiberpflichten und gesetzliche Prüfvorschriften unterscheiden sich je nach Einsatzgebiet erheblich. Ein System sollte sich deshalb möglichst flexibel an Ihre Workflows anpassen lassen und sich zugleich in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen: Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP, Buchhaltungssoftware, CAD-Programmen und IoT-Geräten sind häufig gefordert. Ohne flexible Integrationsmöglichkeiten entstehen neue Datensilos statt durchgängiger Prozesse.

Hier sind die zehn wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Auswahl beachten sollten:

Punkt 1: Anforderungen definieren

Welche Prozesse möchten Sie abbilden? Flächenmanagement, Wartungsplanung, Vertragsmanagement, Energiecontrolling? Erstellen Sie eine Prioritätenliste und unterscheiden Sie zwischen Must-have- und Nice-to-have-Funktionen.

Sie sind sich noch nicht sicher, welche Prozesse Sie mit einer CAFM-Software abbilden möchten? Kein Problem! In einem ausführlichen Workshop erarbeiten wir gemeinsam Ihre Anforderungen und schauen, wie wir diese mit unserer CAFM-Lösung Axxerion umsetzen können.

Punkt 2: Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit prüfen

Ein CAFM-System sollte sich an Ihre Arbeitsweise anpassen lassen – nicht umgekehrt. Prüfen Sie genau: Ist die Lösung für meine Prozesse gut nutzbar? Lassen sich Masken, Workflows oder Felder einfach konfigurieren? Wie leicht lassen sich Änderungen vornehmen? Gerade wenn sich Ihre Prozesse ändern, zeigt sich, wie wertvoll eine schnelle und sauber konfigurierbare Lösung ist – eine starre Standardlösung stößt hier schnell an ihre Grenzen.

Gleichzeitig gilt: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ein System, das heute passt, sollte auch in fünf Jahren noch Ihre Anforderungen erfüllen können – mit zusätzlichen Standorten, erweiterten Funktionen oder steigenden Nutzerzahlen. Auch die Anforderungen im Facility Management selbst verändern sich laufend: Themen wie mobile Prozesse, Automatisierung, Datenanalyse, IoT, KI oder vorausschauende Instandhaltung gewinnen weiter an Bedeutung, ebenso entwickeln sich gesetzliche Vorgaben und Dokumentationsanforderungen stetig weiter. Ein zukunftsfähiges CAFM sollte deshalb offen für Weiterentwicklung sein – mit modernen Schnittstellen, flexiblen Datenmodellen und der Möglichkeit, neue Anforderungen ohne großen Mehraufwand abzubilden. Es geht dabei nicht darum, jedem Trend zu folgen, sondern eine Lösung auszuwählen, die mit Ihren Anforderungen wachsen kann.

Punkt 3: Bedienbarkeit testen

Die beste Software nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht gerne nutzen. Wenn Mitarbeitende für einfache Aufgaben lange Wege brauchen, bremst das den Alltag aus. Eine gute CAFM-Software, wie beispielsweise Axxerion, sollte logisch aufgebaut, intuitiv nutzbar und schnell verständlich sein – mit kurzen Einarbeitungszeiten.

Praxis-Tipp: Lassen Sie sich in einer Demo konkrete Arbeitsabläufe zeigen. Wie schnell lässt sich ein Ticket anlegen? Wie einfach kann eine Checkliste angepasst werden? Finden sich neue Nutzer ohne lange Einarbeitung zurecht?

Punkt 4: Integrationsmöglichkeiten bewerten

Über flexible Schnittstellen und komfortable Importfunktionen binden Sie vorhandene Daten, Systeme und Anwendungen einfach und effizient an. Automatisierte Synchronisationen, ein benutzerfreundliches Mapping-Tool und Standards wie REST-/SOAP-APIs sowie Single Sign-on (SSO mit SAML 2.0) sorgen für durchgängige, digitale Prozesse ohne Medienbrüche.

Dank moderner HTML5-Technologie können Sie Axxerion plattformübergreifend auf Windows, macOS, Linux sowie auf Smartphones und Tablets nutzen, ohne zusätzliche Software zu installieren.

Punkt 5: Ressourcenplanung mitdenken

Wichtig ist außerdem, dass Aufgaben, Zeitfenster, Prioritäten und verfügbare Mitarbeitende oder Dienstleister übersichtlich geplant werden können. Hilfreich sind visuelle Planungsansichten, klare Zuständigkeiten und flexible Umplanungsmöglichkeiten.

Stellen Sie sich im Auswahlprozess die Frage: Unterstützt das System nur bei der Darstellung von Terminen, oder hilft es auch bei Entscheidungen – etwa wer verfügbar ist, welche Qualifikation benötigt wird und welche Aufgabe Priorität hat? Und: Gibt es sinnvolle, individuell einrichtbare Berichte?

Punkt 6: Cloud oder On-Premise?

Bei der Wahl zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen spielen verschiedene Faktoren eine Rolle.

Cloud-CAFM (Software as a Service): Keine Installation, keine Zusatzsoftware – alle Einstellungen, Berichte und Workflows lassen sich direkt im Browser erstellen und verwalten. Das bedeutet maximale Flexibilität, einfache Nutzung und jederzeit Zugriff, egal wo Sie gerade sind. Cloud-Lösungen eignen sich besonders für Unternehmen, die flexibel arbeiten möchten und Wert auf regelmäßige Updates ohne eigenen Aufwand legen. Unsere Axxerion-Plattform wird in hochmodernen deutschen Rechenzentren gehostet und bietet damit Sicherheit nach deutschen Datenschutzstandards.

Lokale Installation (On-Premises): Bei speziellen Sicherheitsanforderungen oder wenn Daten das eigene Netzwerk nicht verlassen dürfen, kann eine lokale Installation sinnvoll sein. Allerdings erfordert dies hohe eigene IT-Ressourcen für Wartung und Updates.

Punkt 7: Datenqualität sichern

Die Datenqualität entscheidet über den langfristigen Erfolg Ihrer CAFM-Einführung. Einmal eingeführt, sollte das System kontinuierlich gepflegt werden.

Nutzen Sie vordefinierte Objektstrukturen, Typkataloge und Auswahllisten, damit Daten vergleichbar bleiben. Ein guter Reifegrad zeigt sich daran, wie schnell neue Anlagen in der Struktur erscheinen und wie selten Freitextfelder nötig sind. Definieren Sie außerdem klare Zuständigkeiten für die Datenpflege: Wer erfasst neue Anlagen? Wer aktualisiert Vertragsdaten? Wer prüft die Datenqualität regelmäßig?

Punkt 8: Einhaltung von Betreiberpflichten und Compliance

Ein gut konfiguriertes CAFM-System hilft Ihnen, Ihre Nachweispflichten zuverlässig zu erfüllen, indem Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Dokumentationen und Historien strukturiert erfasst und zentral bereitgestellt werden. Besonders hilfreich ist es, wenn Berichte und Historien direkt im System abrufbar sind, sodass sich schnell nachvollziehen lässt, wann eine Maßnahme durchgeführt wurde, welche Anlage betroffen war und wer sie dokumentiert hat.

Eine saubere, revisionssichere Dokumentation schafft auch intern mehr Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Qualität – und erspart Ihnen im Audit- oder Schadensfall unnötigen Stress.

Punkt 9: Mobile Nutzung sicherstellen

Im Facility Management findet Arbeit selten nur am Schreibtisch statt. Mobile Nutzbarkeit ist deshalb keine Zusatzfunktion, sondern eine Grundvoraussetzung moderner CAFM-Lösungen. Arbeitsaufträge, Störmeldungen, Checklisten, Rückmeldungen und Fotodokumentationen müssen unterwegs verfügbar sein – einfach, schnell und möglichst in Echtzeit. Fehlen diese Möglichkeiten, entstehen schnell Medienbrüche, die Zeit kosten und die Datenqualität verschlechtern.

Worauf Sie achten sollten: Ist das System offline nutzbar? Lassen sich Fotos hochladen, Zeiten erfassen und Statusänderungen direkt dokumentieren? Ist das System responsiv, also auch auf Tablet und Smartphone über den Webbrowser nutzbar?

Punkt 10: Kennzahlen (KPIs) gezielt nutzen

Im Tagesgeschäft steht oft die operative Abarbeitung im Vordergrund: Tickets müssen bearbeitet, Störungen behoben und Wartungen durchgeführt werden. Wer sich aber ausschließlich auf das Reagieren konzentriert, verliert leicht den Blick auf die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Organisation. Deshalb lohnt es sich, zentrale Kennzahlen regelmäßig auszuwerten. Im Facility- und Instandhaltungsmanagement sind das zum Beispiel MTTR, MTBF, Reaktionszeiten, SLA-Erfüllung, Wartungsquoten oder Wiederholstörungen.

Eine gute CAFM-Software hilft nicht nur bei der Erfassung dieser Daten, sondern auch bei ihrer verständlichen Aufbereitung. Dashboards und Auswertungen machen Entwicklungen sichtbar und unterstützen datenbasierte Entscheidungen.

Welche typischen Fehler sollten Sie bei der CAFM-Einführung vermeiden?

Die Erfolgsquote von IT- und Digitalisierungsprojekten liegt laut BCG-Analysen branchenübergreifend seit Jahren nur bei etwa 30 bis 35 Prozent¹. Die Gründe liegen dabei selten in der Technik – sie entstehen durch mangelhafte Planung, ausgelassene Schritte und die Unterschätzung menschlicher Faktoren. Die folgenden sechs Fehler lassen sich mit der richtigen Vorbereitung vermeiden.

Fehler 1: Ohne klare Ziele starten. Der häufigste Fehler ist die Inbetriebnahme ohne festgelegte Ziele. Ohne messbare Erfolgskriterien wird der gesamte Auswahl- und Implementierungsprozess reaktiv. Legen Sie Ihre Leistungskennzahlen fest, bevor Sie eine CAFM-Lösung evaluieren. Wie sieht Erfolg in Ihrem Unternehmen aus? Schnellere Reaktionszeiten bei Wartungsanfragen? Geringere Betriebskosten? Eine bessere Einhaltung der Inspektionsvorschriften?

Fehler 2: Alte Probleme einfach digital übernehmen. Eine neue Software sollte nicht dazu dienen, bestehende Schwächen nur digital abzubilden. Wenn unklare oder ineffiziente Prozesse unverändert übernommen werden – nur eben in einem neuen System –, bleibt viel Potenzial ungenutzt. Eine passende CAFM-Lösung sollte Sie eher dabei unterstützen, Abläufe zu standardisieren, zu vereinfachen und sinnvoll zu automatisieren: klare Ticketstrukturen, standardisierte Wartungsabläufe, automatische Erinnerungen, definierte Eskalationen und nachvollziehbare Freigaben. Fragen Sie sich bei jedem Prozessschritt, ob Sie ihn heute genauso neu aufsetzen würden. Wenn nicht, sollten Sie den Ablauf überarbeiten, statt ihn unverändert zu digitalisieren.

Fehler 3: Fehlerhafte Daten migrieren. Eine schlechte Datenqualität ist die Hauptursache für Systemprobleme nach der Inbetriebnahme. Unternehmen investieren in neue Software, migrieren ihre bestehenden Datenbestände und stellen dann fest, dass die Daten inkonsistent, unvollständig oder isoliert sind. Führen Sie eine gründliche Datenprüfung durch, bevor Sie das neue System in Betrieb nehmen – die Datenbereinigung muss vor der Migration erfolgen, nicht danach.

Fehler 4: Nur die Anschaffungskosten betrachten. Das Problem tritt beim Go-Live selten auf. Es zeigt sich erst, wenn Portfoliowachstum, neue Vorschriften oder zusätzliche Standorte das System über seine ursprünglichen Kapazitäten hinaus belasten. Bewerten Sie CAFM-Systeme deshalb anhand der Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre – nicht nur anhand des reinen Anschaffungspreises.

Fehler 5: Schulung als einmalige Angelegenheit betrachten. Unzureichende Schulungen sind einer der am leichtesten vermeidbaren Fehler. Wenn Facility Manager, Wartungspersonal und Immobilienverwalter nicht ausreichend geschult sind, nutzen sie das System nicht in vollem Umfang. Schulen Sie zunächst eine Kerngruppe interner Superuser, die dann die breitere Einführung im Team unterstützen. Wir unterstützen Sie in unseren Projekten mit unseren Admin-, Key-User- und Nutzer-Schulungen.

Fehler 6: Change-Management vernachlässigen. Ohne aktives Veränderungsmanagement – also die Vorbereitung der Mitarbeiter auf neue Prozesse, neue Tools und neue Arbeitsweisen – scheitern viele Projekte in der Endphase. Vergeben Sie klare Zuständigkeiten und kommunizieren Sie aktiv.

Wie läuft eine erfolgreiche CAFM-Implementierung ab?

Eine strukturierte Vorgehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg. Die folgenden Phasen haben sich bei uns in der Praxis bewährt.

Phase 1 – Kennenlernen und Live-Präsentation: Wenn Sie im Voraus mitteilen, welche Module und Prozesse Sie mit der Software abbilden möchten, wird die Präsentation entsprechend vorbereitet. So sehen Sie von Anfang an, wie die Lösung Ihre konkreten Anforderungen adressiert.

Phase 2 – Ihre Anforderungen und Modul-Auswahl: Sie wählen die Module für Ihre internen Prozesse aus. Typische Module umfassen beispielsweise das Inventar- und Vertragsmanagement, Ticketsysteme, die Wartungsplanung oder klassische Reservierungen. Im Workshop werden gemeinsam Ihre Anforderungen erarbeitet. Diese werden in einem Protokoll zusammengetragen, das Ihnen im Anschluss zur Verfügung gestellt wird. Stehen Ihre Anforderungen fest, wird ein erstes individuelles Angebot erstellt.

Phase 3 – Datenübernahme und Konfiguration: Nach der Angebotsunterzeichnung starten Sie pragmatisch: Importieren Sie Bestandsdaten zunächst aus Excel oder anderen Formaten, führen Sie anschließend strukturiert CAD- und BIM-Daten zu und etablieren Sie einen festen Kreislauf für Aktualisierungen. Wichtige Drittsysteme werden per Webservice-Schnittstellen angebunden. Das CAFM sollte zum „Single Point of Truth" werden.

Phase 4 – Schulung und Go-Live: Schulungen sollten zielgerichtet und kompakt sein – beispielsweise einstündige Sessions für Technik, Disposition und Controlling, zugeschnitten auf die jeweiligen Rollen. Nach der Schulung erfolgt die schrittweise Inbetriebnahme.

Phase 5 – Kontinuierliche Optimierung: Nach dem Go-Live beginnt die eigentliche Arbeit mit dem System. Sammeln Sie Feedback, optimieren Sie Prozesse und erweitern Sie die Nutzung schrittweise auf weitere Bereiche.

Welche Kriterien machen einen guten Implementierungspartner aus?

Die Wahl des richtigen Implementierungspartners ist für den Erfolg Ihrer CAFM-Einführung mindestens so wichtig wie die Wahl der Software selbst. Ein Partner in der DACH-Region, wie wir es sind, versteht lokale Anforderungen, spricht Ihre Sprache und kennt branchenspezifische Besonderheiten.

Achten Sie auf Erfahrung und Referenzen in Ihrer Branche: Fragen Sie gezielt nach Projekten mit Unternehmen ähnlicher Größe und Komplexität. Fragen Sie außerdem nach den Support-Leistungen nach der Einführung: Wie schnell erhalten Sie Hilfe bei Problemen? Wie häufig gibt es Updates? Wie werden neue Anforderungen umgesetzt? Achten Sie zudem auf anerkannte Qualitätsstandards wie die GEFMA-Zertifizierung nach Richtlinie 444 – sie stellt sicher, dass die Software bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllt und von einem Branchenverband geprüft wurde.

Wie unterstützt mavorest Ihre CAFM-Einführung?

Wir bieten mit der cloudbasierten CAFM-Software Axxerion eine Lösung, die sich an Ihre individuellen Anforderungen anpasst. Als etablierter Anbieter mit Wurzeln bei SPACEWELL | A Nemetschek Company bringen wir langjährige Erfahrung in der CAFM-Beratung und -Implementierung mit.

Wir verstehen uns als Partner auf Augenhöhe, der nicht verkauft, sondern gemeinsam mit Ihnen Lösungen entwickelt. Die Auswahl der passenden Module, die Konfiguration und die Schulung erfolgen in enger Abstimmung mit Ihrem Team.

Statt Informationen in einzelnen Modulen oder langen Listen zu verstecken, verbindet Axxerion alle relevanten Daten in einem zentralen System. Das Besondere: Ihre Daten werden nicht nur gespeichert, sondern intelligent miteinander verknüpft. So wird Ihre CAFM-Software zum aktiven Werkzeug für digitale Prozesse im FM. Axxerion ist dabei kein Inselsystem, sondern eine offene, zukunftssichere Plattform. Neue Schnittstellen lassen sich flexibel ergänzen, immer mit dem Ziel, Ihre Prozesse so effizient, vernetzt und digital wie möglich zu gestalten.

Wichtige FAQs zur CAFM-Software-Einführung in der DACH-Region

Wie lange dauert eine CAFM-Einführung typischerweise? Die Dauer hängt von der Komplexität Ihrer Anforderungen ab. Bei mittleren Unternehmen dauert eine schrittweise Implementierung typischerweise drei bis sechs Monate. mavorest unterstützt Sie mit strukturierten Workshops und einem klaren Projektplan, um diese Zeit optimal zu nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen CAFM und CMMS? Ein CMMS konzentriert sich speziell auf das Instandhaltungsmanagement – Arbeitsaufträge, Wartungshistorie und Instandhaltungsanforderungen. Ein CAFM-System deckt die gesamte Bandbreite der Facility-Management-Prozesse ab, einschließlich Flächenmanagement, Anlagenmanagement und strategischer Portfolioberichterstattung. Axxerion vereint beide Funktionsbereiche in einer Plattform.

Welche Zertifizierung sollte eine CAFM-Software haben? In der DACH-Region ist die GEFMA-Zertifizierung nach Richtlinie 444 der anerkannte Qualitätsstandard. Axxerion ist nach diesem Standard zertifiziert, was die Einhaltung definierter Qualitätsanforderungen bestätigt. mavorest legt großen Wert auf diese Branchenstandards.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich CAFM-Software? CAFM-Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe – vom mittelständischen Betrieb bis zum Konzern mit verteilten Standorten. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern die Komplexität Ihrer FM-Prozesse. Wir beraten Sie gerne, ob und welche Lösung für Ihre spezifische Situation sinnvoll ist.

Wenn Sie bei Ihrer Auswahl strukturiert vorgehen, investieren Sie nicht einfach in Software – Sie schaffen mehr Klarheit in Ihren Prozessen, verbessern Ihre Arbeitsgrundlage und gewinnen mehr Handlungsspielraum im Facility Management.

Neugierig, wie das in der Praxis aussieht? Wir zeigen es Ihnen gerne in einem kurzen Demo-Termin.

Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung zu Ihrer CAFM-Einführung.

¹ Zur Einordnung, wie sich diese Erfolgsquote über die Jahre entwickelt hat: 2020 lag sie laut BCG bei 30 %, 2021 bei 35 % (Studie mit über 850 Unternehmen weltweit), 2024 stagnierte sie laut BCG Platinion weiterhin bei 30–35 % – praktisch keine Verbesserung über vier Jahre. Quelle: BCG Platinion, "Why 70% of Transformations Miss the Mark and How to Fix Them"