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Schnittstellen im CAFM: Axxerion vernetzt Ihre IT-Landschaft

e.baumert@mavorest.com (Edina Baumert) — Wed, 22 Jul 2026 08:40:18 GMT

Ihre CAFM-Software kann ihr volles Potenzial nur dann entfalten, wenn sie nahtlos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeitet – von SAP über DATEV bis zu IoT-Plattformen.

Warum Schnittstellen über Insellösungen entscheiden

Viele Unternehmen arbeiten mit über Jahre gewachsenen Strukturen: ERP-Systeme für die Buchhaltung, separate Tools für die Wartungsplanung, Excel-Listen für Inventardaten und manuelle Workarounds für den Datenaustausch zwischen den Systemen. Kommuniziert Ihre CAFM-Software nicht nahtlos mit diesen Anwendungen, entstehen Medienbrüche, doppelte Datenpflege und ineffiziente Abläufe – mit spürbaren Folgen: mehr Aufwand, höhere Fehlerquoten, verlorene Zeit.

Entscheidend ist daher nicht, wie viele Funktionen eine CAFM-Software isoliert bietet, sondern wie gut sie sich in Ihre vorhandene IT-Landschaft einfügt. Durchgängige Schnittstellen schaffen die Grundlage für automatisierte Prozesse, verlässliche Datenqualität und einen echten digitalen Workflow ohne manuelle Übertragungen.

Axxerion bindet vorhandene Daten, Systeme und Anwendungen über flexible Schnittstellen und komfortable Importfunktionen einfach und effizient an:

Automatisierte Synchronisationen
Ein benutzerfreundliches Mapping-Tool
Offene Standards wie REST-/SOAP-APIs und Single Sign-on

Axxerion ist kein Inselsystem, sondern eine offene, zukunftssichere Plattform, die sich flexibel an Ihre bestehende IT-Infrastruktur anpasst.

SAP-Anbindung für durchgängige Finanz- und Beschaffungsprozesse

Für Unternehmen, die SAP als zentrales ERP-System einsetzen, ist die nahtlose Anbindung an die CAFM-Software entscheidend. Finanzdaten, Bestellungen, Kreditorenrechnungen und Kostenstelleninformationen müssen bidirektional zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden, damit Facility-Management-Prozesse nicht isoliert ablaufen. Ohne diese Integration entstehen manuelle Übertragungen, zeitliche Verzögerungen und inkonsistente Datenstände zwischen FM und Controlling.

Eine direkte SAP-Schnittstelle synchronisiert automatisch Stammdaten wie Lieferanten, Kostenstellen oder Anlagen zwischen CAFM und SAP. Bestellanforderungen aus dem Facility Management werden direkt in SAP überführt, Rechnungen lassen sich zuordnen, Budgets in Echtzeit überwachen. So entstehen durchgängige Beschaffungsprozesse, bei denen Wartungsaufträge, Materialbestellungen und Zahlungsfreigaben ohne Medienbruch ablaufen.

Auch die Kostentransparenz profitiert: Alle FM-relevanten Ausgaben lassen sich direkt den entsprechenden Kostenstellen, Gebäuden oder Anlagen zuordnen – eine verlässliche Grundlage für Budgetplanung, Wirtschaftlichkeitsanalysen und Reporting ohne manuelle Konsolidierung. Die SAP-Anbindung macht Ihr CAFM zum aktiven Teil der unternehmensweit vernetzten Prozesse.

DATEV-Integration

Für mittelständische Unternehmen und Immobilienverwalter, die DATEV für Buchhaltung und Lohnabrechnung nutzen, ist die Integration mit der CAFM-Software ein wichtiger Effizienzgewinn. Rechnungsdaten aus dem Facility Management, Vertragskosten und Dienstleisterabrechnungen müssen regelmäßig an DATEV übergeben werden – manuelle Exporte und Neuerfassungen kosten Zeit und führen zu Übertragungsfehlern.

Eine direkte DATEV-Schnittstelle ermöglicht den automatisierten Export von Rechnungsinformationen, Kostendaten und Buchungsbelegen aus Ihrem CAFM. Stammdaten wie Lieferanten oder Kostenarten werden synchronisiert, sodass Sie Doppelpflege vermeiden und konsistente Informationen in beiden Systemen nutzen. Auch Vertragskosten, wiederkehrende Zahlungen oder Wartungsrechnungen lassen sich strukturiert übergeben.

Das Ergebnis: Ihre Buchhaltung erhält alle FM-relevanten Daten in der gewohnten DATEV-Struktur, ohne manuelle Nacharbeit. Sie sparen Zeit bei der Monats- und Jahresabrechnung, reduzieren Fehlerquellen und schaffen transparente Kostenübersichten für Controlling und Geschäftsführung.

Neu: DATEV bietet nun auch eine Standardschnittstelle zu Axxerion – ein weiterer Schritt zu einer nahtlosen Integration.

IoT und Gebäudeautomation für Echtzeitdaten

Moderne Gebäude erzeugen kontinuierlich Daten: Temperatursensoren, Energiezähler, Belegungssensoren und Gebäudeautomationssysteme liefern wertvolle Informationen über Zustand und Nutzung Ihrer Immobilien. Bleiben diese Daten isoliert in den technischen Systemen, bleibt das Potenzial für proaktives Facility Management ungenutzt.

Über standardisierte Protokolle wie REST-APIs verbinden Sie Sensoren, Zähler und Automationssysteme mit Axxerion. Energieverbräuche, Raumtemperaturen, Laufzeiten von Anlagen oder Belegungsdaten werden automatisch erfasst, visualisiert und ausgewertet. So erkennen Sie Abweichungen vom Sollzustand frühzeitig, lösen automatisierte Wartungsaufträge aus und optimieren den Gebäudebetrieb datenbasiert.

Der Effekt: Statt reaktiv auf Störungen zu reagieren, arbeiten Sie vorausschauend. Wartungsintervalle richten sich nach tatsächlichen Nutzungsdaten, Energieverbräuche lassen sich gezielt senken, und Komfortbeschwerden werden durch transparente Raumdaten objektiv bewertet.

Weitere Schnittstellen: REG-IS, DMS, Microsoft Azure

Neben den großen ERP- und Finanzsystemen gibt es zahlreiche weitere Fachanwendungen, die für einen durchgängigen FM-Prozess relevant sind:

Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Verträge, Baupläne und Prüfprotokolle direkt mit Gebäuden, Anlagen oder Wartungsaufträgen verknüpfen
REG-IS: für öffentliche Verwaltungen zentral, um Liegenschaften und technische Anlagen nach bundeseinheitlichen Standards zu verwalten
Microsoft Azure: sichere Datenspeicherung, erweiterte Analysen und die Integration KI-gestützter Services
Weitere Branchenlösungen über Webservices, REST-APIs oder Standardformate wie CSV und XML – etwa für Energiemonitoring, Vertragsmanagement oder Raumbuchungssysteme

Die offene Architektur von Axxerion ermöglicht flexible Erweiterungen: Neue Schnittstellen lassen sich bei Bedarf ergänzen, ohne bestehende Prozesse zu beeinträchtigen. Unser Team unterstützt Sie dabei, die für Ihre Anforderungen passenden Integrationen zu identifizieren und umzusetzen.

Technische Standards und Best Practices

Erfolgreiche Schnittstellenintegration basiert auf bewährten technischen Standards und einer strukturierten Vorgehensweise:

REST- und SOAP-APIs ermöglichen flexible, bidirektionale Datenübertragung zwischen CAFM und Drittsystemen
Standardisierte Datenformate wie CSV, XML oder JSON erleichtern Importprozesse und gewährleisten konsistente Datenstrukturen
Ein benutzerfreundliches Mapping-Tool ordnet Felder zwischen Systemen korrekt zu – ohne Programmierkenntnisse

In der Praxis bewährt sich ein schrittweises Vorgehen: Zunächst werden die benötigten Datenflüsse identifiziert und priorisiert – welche Informationen müssen in welche Richtung fließen, welche Aktualisierungsintervalle sind sinnvoll? Danach erfolgt die technische Umsetzung mit automatisierten Synchronisationen, Fehlerprotokollierung und Testläufen. Auch nach der Implementierung bleibt Flexibilität wichtig, denn Schnittstellen sollten bei Systemupdates oder geänderten Anforderungen anpassbar sein.

Wir begleiten Sie bei Planung und Umsetzung Ihrer Schnittstellenintegration: In einem gemeinsamen Workshop erarbeiten wir Ihre Anforderungen, identifizieren die relevanten Drittsysteme und definieren konkrete Umsetzungsschritte – inklusive technischer Implementierung, Tests und Schulungen.

Sichere Integration nach aktuellen Standards

Datensicherheit und Datenschutz stehen bei der Integration von CAFM-Software mit Drittsystemen im Zentrum. Sensible Gebäudedaten, Personendaten aus Verträgen oder Finanzdaten müssen geschützt übertragen und verarbeitet werden. Moderne Authentifizierungsverfahren wie Single Sign-on mit SAML 2.0 stellen sicher, dass nur autorisierte Nutzer auf verknüpfte Systeme zugreifen können – ohne mehrfache Passwortanmeldungen.

Verschlüsselte Datenübertragung via HTTPS, rollenbasierte Zugriffsrechte und detaillierte Protokollierung schaffen zusätzliche Sicherheitsebenen. Auch die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen ist bei der Schnittstellenintegration gewährleistet: Axxerion hostet Ihre Daten in hochmodernen deutschen Rechenzentren und erfüllt alle geltenden Compliance-Standards.

Neugierig, wie eine sichere CAFM-Integration in der Praxis aussieht?

Wir zeigen Ihnen gerne in einem kurzen Demo-Termin, wie Axxerion sich nahtlos in Ihre IT-Landschaft einfügt und welche Schnittstellen für Ihre Prozesse relevant sind. Auch Projektumsetzung und Kosten besprechen wir transparent gemeinsam mit Ihnen.

CAFM in der Schweiz - Was es können muss

e.baumert@mavorest.com (Edina Baumert) — Wed, 22 Jul 2026 08:17:41 GMT

Facility Management gehört in der Schweiz zu den am schnellsten professionalisierten Disziplinen im Immobilien- und Betriebsmanagement. Unternehmen mit mehreren Standorten, Verwaltungen im öffentlichen und sozialen Sektor sowie Immobilienbewirtschafter stehen gleichermassen vor der Herausforderung, Gebäude, Anlagen und Flächen effizient, rechtssicher und nachhaltig zu betreiben. Computer-Aided Facility Management (CAFM) hat sich dabei von einer reinen Verwaltungssoftware zu einem zentralen Steuerungsinstrument entwickelt, das operative Prozesse, gesetzliche Pflichten und strategische Entscheidungen miteinander verbindet.

Gerade in der Schweiz ergeben sich dabei Anforderungen, die sich deutlich von jenen in Deutschland oder Österreich unterscheiden: eine andere Rechtsordnung, mehrere Amtssprachen, kantonale Besonderheiten und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Datenschutz und Datenhoheit. Wer CAFM-Software für den Schweizer Markt auswählt oder einführt, braucht deshalb mehr als eine funktionale Grundausstattung – die Lösung muss lokal mitdenken.

Dieser Artikel zeigt, welche rechtlichen, funktionalen und technischen Anforderungen ein CAFM-System in der Schweiz erfüllen muss, und stellt am Ende ein, wie Axxerion diesen Anforderungen konkret begegnet.

Rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen in der Schweiz

Betreiberverantwortung nach Schweizer Recht

Auch ohne eine der deutschen GEFMA-Richtlinie entsprechende, einheitlich kodifizierte "Betreiberpflicht" verteilt sich die Verantwortung für den sicheren Betrieb von Gebäuden und Anlagen in der Schweiz auf mehrere Rechtsquellen: das Obligationenrecht (Sorgfalts- und Werkeigentümerhaftung nach Art. 58 OR), das Arbeitsgesetz mit seinen Verordnungen sowie branchenspezifische Vorschriften etwa im Bereich Brandschutz, Aufzüge oder Druckbehälter. Für Eigentümer, Betreiber und Facility Manager bedeutet das: Prüf-, Wartungs- und Dokumentationspflichten müssen lückenlos nachweisbar sein – eine Aufgabe, die ohne digitale Unterstützung kaum mehr rechtssicher zu bewältigen ist.

Relevante Normen und Standards

Zwei Bezugspunkte prägen die Schweizer Praxis besonders:

SIA-Normen (Schweizerischer Ingenieur- und Architektenverein). SIA-Normen sind das massgebende Regelwerk für das Planen und Bauen in der Schweiz, herausgegeben vom Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverein. Dazu zählen etwa Allgemeine Bedingungen für Bauarbeiten, Lebenszykluskosten oder Energie im Hochbau.
KBOB-Empfehlungen (Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren) sind für öffentliche Auftraggeber massgeblich, insbesondere bei Nachhaltigkeitskriterien und Lebenszyklusbetrachtungen.

Ein CAFM-System, das in der Schweiz eingesetzt wird, sollte in der Lage sein, Prüf- und Wartungszyklen und auch sonstige Prozesse an diesen Standards auszurichten und entsprechende Nachweise revisionssicher zu dokumentieren.

Einordnung gegenüber Deutschland und Österreich

Die in Deutschland verbreiteten GEFMA-Richtlinien sind in der Schweiz nicht unmittelbar bindend, liefern aber wertvolle methodische Grundlagen, etwa zur Definition von Betreiberpflichten oder zur Strukturierung von CAFM-Lastenheften. Viele Konzepte lassen sich sinngemäss übertragen, müssen jedoch an das Schweizer Rechtssystem und die kantonale Praxis angepasst werden. Für Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern der DACH-Region ist es deshalb wichtig, dass die eingesetzte CAFM-Software beide Regelwelten abbilden kann, ohne dass Prozesse doppelt gepflegt werden müssen.

Funktionale Kernanforderungen an CAFM-Software

Energiemanagement und Nachhaltigkeit

Angesichts der Schweizer Klimaziele und Standards wie Minergie gewinnt das Energiemanagement an Bedeutung. CAFM-Software sollte Verbrauchsdaten erfassen, auswerten und mit Zielwerten abgleichen können, um Optimierungspotenziale sichtbar zu machen und Nachhaltigkeitsberichte zu unterstützen.

Instandhaltungsmanagement

Ein CAFM-System muss sowohl präventive als auch reaktive Instandhaltung abbilden können: geplante Wartungszyklen auf Basis gesetzlicher Vorgaben oder Herstellerempfehlungen, automatisierte Erinnerungen sowie eine schnelle Erfassung und Bearbeitung ungeplanter Störungen. Entscheidend ist dabei die vollständige Dokumentation – von der Meldung über die Auftragsvergabe bis zum Abschlussnachweis.

Flächen- und Raummanagement

Multi-Standort-Unternehmen benötigen einen zentralen Überblick über Flächen, Nutzungsarten und Belegungen. Ein leistungsfähiges CAFM-System visualisiert Flächendaten, unterstützt Umzugsplanung und Arbeitsplatzbelegung und liefert die Datenbasis für Flächenoptimierung – gerade bei hybriden Arbeitsmodellen ein zunehmend wichtiger Faktor.

Vertrags- und Dokumentenmanagement

Mietverträge, Wartungsverträge, Versicherungspolicen und Prüfprotokolle müssen zentral, versioniert und mit automatisierten Fristenwarnungen verwaltet werden. Das reduziert das Risiko verpasster Kündigungsfristen oder abgelaufener Prüfintervalle erheblich.

Ticketing und Störmeldungen

Ein niedrigschwelliges, idealerweise mobiles Ticketsystem ermöglicht es Mitarbeitenden und Technikern, Störungen unmittelbar zu melden und den Bearbeitungsstatus nachzuverfolgen. Dies beschleunigt Reaktionszeiten und schafft Transparenz gegenüber Nutzenden und Auftraggebern.

Schweizer Besonderheiten bei der Software-Auswahl

Mehrsprachigkeit als Muss-Kriterium

Mit Deutsch, Französisch und Italienisch als Amtssprachen ist Mehrsprachigkeit für Schweizer Unternehmen kein "Nice-to-have", sondern eine funktionale Grundvoraussetzung. Das betrifft nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch automatisiert generierte Dokumente, Benachrichtigungen und Berichte.

Kantonale Unterschiede und lokale Vorschriften

Bau- und Brandschutzvorschriften, Umweltauflagen oder Meldepflichten können von Kanton zu Kanton variieren. Ein CAFM-System sollte flexibel genug konfigurierbar sein, um unterschiedliche lokale Anforderungen je Standort abzubilden, ohne dass dafür separate Systeme nötig werden.

Datenschutz und Hosting-Anforderungen

Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) gelten in der Schweiz eigene, teils strengere Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten als in der EU. Für viele Unternehmen – insbesondere im öffentlichen und sozialen Sektor. Hosting-Standort, Auftragsverarbeitung und Datenzugriff sollten klar definiert sein und bestenfalls in der EU liegen.

Anbindung an ERP-, BIM- und IoT-Systeme

CAFM-Software steht selten isoliert: Sie muss sich in bestehende ERP-Systeme für Finanz- und Beschaffungsprozesse einfügen, BIM-Daten aus der Planungs- und Bauphase weiterverwenden können und zunehmend auch IoT-Sensordaten – etwa zu Energieverbrauch, Raumklima oder Anlagenzuständen – in Echtzeit einbinden.

Offene, gut dokumentierte APIs sind die Voraussetzung dafür, dass CAFM-Systeme mit der übrigen IT-Landschaft eines Unternehmens kommunizieren können, ohne dass aufwendige Individualentwicklungen nötig werden. Das erhöht die Investitionssicherheit und erleichtert die Integration neuer Systeme in der Zukunft.

Auswahlkriterien für Unternehmen

Ein CAFM-System muss mitwachsen können – von einzelnen Liegenschaften bis zu komplexen, mehrsprachigen Standortnetzwerken – ohne dass dafür die Systemarchitektur gewechselt werden muss.

Da ein großer Teil der operativen Arbeit vor Ort an Anlagen und in Gebäuden stattfindet, ist eine intuitive mobile Nutzung entscheidend. Techniker benötigen einfachen Zugriff auf Aufträge, Anlagendokumentation und Meldefunktionen – auch offline oder bei eingeschränkter Konnektivität.

Abonnementbasierte SaaS-Modelle senken die Einstiegshürde und verlagern Kosten von Investitions- zu Betriebsausgaben. Bei der Bewertung sollten Unternehmen neben der reinen Lizenzgebühr auch Implementierungsaufwand, Schulungsbedarf und langfristige Skalierungskosten berücksichtigen.

Axxerion als CAFM-Lösung für den Schweizer Markt

Wie Axxerion die genannten Anforderungen erfüllt

Axxerion, die CAFM-Plattform von mavorest, wurde konsequent darauf ausgelegt, die zuvor beschriebenen Anforderungen in der Praxis zu erfüllen. Die Plattform unterstützt mehrsprachige Benutzeroberflächen und Dokumente, bildet Instandhaltungsmanagement, Flächen- und Vertragsverwaltung, Ticketing sowie Energiedatenauswertung in einem integrierten System ab und lässt sich über offene Schnittstellen flexibel in bestehende ERP-, BIM- und IoT-Landschaften einbinden. Damit deckt Axxerion sowohl die funktionalen Kernanforderungen als auch die spezifisch Schweizer Besonderheiten wie Mehrsprachigkeit und kantonale Flexibilität ab.

Konkrete Vorteile für Schweizer Kunden

Für Unternehmen in der Schweiz ergeben sich daraus mehrere handfeste Vorteile: eine Plattform, die Multi-Standort-Strukturen ohne Systembrüche abbildet, Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher und normativer Vorgaben durch strukturierte Dokumentation und Nachweisführung, sowie ein SaaS-Modell, das laufende Weiterentwicklung und Skalierbarkeit ohne grosse Vorabinvestitionen ermöglicht. Das macht Axxerion sowohl für mittelständische Multi-Standort-Unternehmen als auch für Organisationen im öffentlichen und sozialen Sektor zu einer praxisnahen Wahl.

Sie möchten prüfen, wie Axxerion die eigenen CAFM-Anforderungen konkret abdeckt? Buchen Sie Ihren Demo-Termin hier: mavorest.com/termin-buchen/

Cloud & Mobilität im CAFM

e.baumert@mavorest.com (Edina Baumert) — Mon, 20 Jul 2026 09:09:03 GMT

Cloud & Mobilität – Warum Cloud und Mobilität so wichtig für eine Software sind

Prozesse werden komplexer, Gebäude vernetzter und die Erwartungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Flexibilität steigen spürbar. Gleichzeitig hat sich die Art, wie wir arbeiten längst verändert: mobil, hybrid und zunehmend digital.

Cloudbasiertheit und Mobilität sind daher besonders wichtig – nicht als Trendbegriffe, sondern als entscheidende Grundlage für effiziente und zukunftssichere Arbeitsprozesse im FM.

Es geht nicht mehr nur darum, Daten zu verwalten, sondern darum, Informationen jederzeit verfügbar zu machen, Prozesse intelligent zu verknüpfen und Mitarbeitende dort zu unterstützen, wo ihre Arbeit tatsächlich stattfindet – direkt im Gebäude, vor Ort oder unterwegs.

Mit unserer CAFM-Lösungen Axxerion, die konsequent auf eine webbasierte Cloud-Architektur und mobile Nutzung setzt, schaffen wir genau diese Voraussetzungen. Wir gewinnen Transparenz in Echtzeit, reduzieren Medienbrüche und ermöglichen es Teams, schneller zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hier sehen Sie, warum die Cloud das Rückgrat moderner CAFM-Systeme ist, wie wichtig mobile Verfügbarkeit für effiziente Abläufe geworden ist – und weshalb erst das Zusammenspiel beider Faktoren gutes digitales Facility Management möglich macht.

Warum Cloud?

Für uns ist die Cloud weit mehr als eine technische Entscheidung. Sie ist die Grundlage dafür, wie effizient, transparent und flexibel Facility Management heute funktionieren kann. Statt lokaler Installationen, Wartungsaufwand und starrer Systemgrenzen setzen wir auf eine vollständig webbasierte CAFM-Lösung, die sich an den realen Arbeitsalltag unserer Nutzer anpasst.

Zugriff jederzeit und überall
Wir ermöglichen den Zugriff auf alle relevanten Gebäude-, Anlagen- und Prozessdaten – unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät. Ob im Büro, im Homeoffice oder direkt im Objekt: Alle arbeiten mit demselben aktuellen Datenstand. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und sorgt für Klarheit in der täglichen Arbeit.
Echtzeit-Transparenz statt Insellösungen
In der Cloud laufen alle Informationen zentral zusammen. Aufträge, Tickets, Wartungen, Flächen oder Kosten sind miteinander verknüpft und jederzeit nachvollziehbar. Für unsere Nutzer bedeutet das: weniger manuelle Abstimmungen, weniger Excel-Listen und deutlich bessere Entscheidungsgrundlagen - und das jederzeit und überall verfügbar.
Sicherheit und Verfügbarkeit als Selbstverständnis
Gerade im Facility Management sind Daten kritisch. Deshalb setzen wir auf eine sichere, hochverfügbare Cloud-Infrastruktur mit Hosting in modernen Rechenzentren in Deutschland. Unsere Nutzer profitieren von stabiler Performance, regelmäßigen Updates und einem hohen Datenschutzstandard – ohne sich selbst um Betrieb oder Wartung kümmern zu müssen.
Skalierbar, flexibel und zukunftssicher
Unternehmen verändern sich – und das System muss mitwachsen. Cloud-basierte CAFM-Lösungen lassen sich flexibel erweitern, neue Module integrieren und problemlos in bestehende IT-Landschaften einbinden. So schaffen wir eine Plattform, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch zukünftige Anforderungen zuverlässig abdeckt.

All das macht die Cloud für uns zur tragenden Säule moderner CAFM-Software.

Welche Prüfberichte in einer CAFM-Software unerlässlich sind

e.baumert@mavorest.com (Edina Baumert) — Mon, 20 Jul 2026 08:58:35 GMT

Prüfberichte sind ein zentraler Bestandteil eines vorausschauenden Risikomanagements.

Sie tragen dazu bei, den sicheren Betrieb von allen Gebäuden und Anlagen zu ermöglichen, Haftungsrisiken zu minimieren und gesetzliche Auflagen zuverlässig zu erfüllen. In einem CAFM-System werden Prüfberichte nicht nur digital erstellt, sondern auch einfach mit weiteren Prozessen wie Wartungsplänen, Ticketsystemen oder Checklisten verknüpft. So entsteht eine durchgängige, strukturierte Datenbasis, die jederzeit abrufbar, analysierbar und revisionssicher archiviert ist.

Die wichtigsten Prüfberichte im System

1. Elektroprüfung

Zweck: Schutz von Personen und Anlagen vor elektrischen Gefahren (Ortsfeste und ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel).

Pflicht: Gesetzlich vorgeschrieben für alle Unternehmen.

CAFM-Funktion:

Prüfzyklen und Fristenmanagement
Dokumentation der Messergebnisse
Statusübersicht zu geprüften und ungeprüften Geräten
Erstellen von Checklisten

2. Brandschutztechnische Prüfungen

Dazu gehören:

Wartung und Prüfung von Feuerlöschern
Prüfung von Brandmeldeanlagen (BMA)
Prüfung von Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA)
Kontrolle von Flucht- und Rettungswegen

Pflicht: Nach Baurecht und Arbeitsstättenverordnung regelmäßig durchzuführen.

CAFM-Funktion:

Prüfprotokolle mit Fotodokumentation
Verknüpfung mit Brandschutzplänen
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen bei überfälligen Prüfungen

3. Aufzugsprüfung

Zweck: Sicherstellung des gefahrlosen Betriebs von Personen- und Lastenaufzügen.

Pflicht: Wiederkehrende Prüfung durch zugelassene Überwachungsstellen (ZÜS) wie TÜV oder DEKRA.

CAFM-Funktion:

Erfassung von Prüfberichten und Fristen
Nachverfolgung von Mängelbehebungen
Historienübersicht pro Aufzug
Terminplanung der nächsten Prüfung

4. Trinkwasserhygiene

Zweck: Vermeidung von Legionellen und anderen gesundheitsgefährdenden Keimen.

Pflicht: Für Betreiber von Großanlagen zur Trinkwassererwärmung.

CAFM-Funktion:

Automatisierte Prüferinnerung (jährlich oder alle drei Jahre)
Erfassung von Laborwerten und Maßnahmen bei Grenzwertüberschreitungen
Integration mit Laborberichten als PDF-Anhang

5. Lüftungs- und Klimaanlagen

Zweck: Sicherstellung hygienischer Bedingungen in Raumluftanlagen.

Pflicht: Besonders in Bürogebäuden, Hotels, Schulen und Krankenhäusern.

CAFM-Funktion:

Verwaltung von Wartungsprotokollen
Integration mit Anlagenkennzeichnung (z. B. Typ, Baujahr, Standort)
Mobile Erfassung von Zustandsdaten

6. Sicherheitsbeleuchtung und Notstromversorgung

Zweck: Gewährleistung der Fluchtwegsicherheit im Notfall.

Pflicht: Vorschrift in nahezu allen öffentlichen und gewerblichen Gebäuden.

CAFM-Funktion:

Prüfzyklenverwaltung (monatlich, jährlich)
Protokollierung von Funktionstests und Ausfällen
Abbildung der Notbeleuchtungsstandorte auf Grundrissen

7. Spielplatz- und Sportgeräteprüfung

Zweck: Unfallvermeidung bei Spiel- und Sportgeräten.

Pflicht: Für Betreiber öffentlicher Spielplätze, Schulen und Kindergärten.

CAFM-Funktion:

Prüfchecklisten mit Zustandsdokumentation
Fotodokumentation von Schäden
Wiedervorlagen für Reparaturmaßnahmen

8. Tür- und Torprüfung

Zweck: Schutz vor Quetsch- und Scherstellen bei automatischen Türen und Toren.

Pflicht: Einmal jährlich durch sachkundige Personen.

CAFM-Funktion:

Erfassung pro Tür/Tor
Erinnerung an Prüffristen
Übersicht aller relevanten Antriebssysteme

CAFM-Software in der DACH-Region richtig auswählen und einführen

e.baumert@mavorest.com (Edina Baumert) — Mon, 20 Jul 2026 08:46:47 GMT

Digitale Wartungsplanung und Compliance Audit Management mit CAFM

e.baumert@mavorest.com (Edina Baumert) — Mon, 20 Jul 2026 07:58:34 GMT

Gesetzliche Prüf- und Wartungspflichten, wiederkehrende Inspektionen, Dokumentationsnachweise für den Ernstfall – mit CAFM-Software behalten Sie alle Anforderungen im Blick und schaffen revisionssichere Prozesse ohne Zettelwirtschaft.

Wartungspflichten im Facility Management – zwischen Haftung und Alltagschaos

Gebäudemanager und Facility Manager kennen die Herausforderung: Prüffristen, Wartungsintervalle und Dokumentationspflichten müssen lückenlos eingehalten werden. Und wer es nicht im Griff hat, haftet. Viele Unternehmen arbeiten über Jahre mit gewachsenen Strukturen – Excel-Listen, manuelle Erinnerungen, dezentrale Ablagesysteme. Wenn Prozesse umständlich abgebildet werden und Daten nur schwer verfügbar sind, steigt das Risiko von Versäumnissen erheblich.

Die gute Nachricht? Mit einer CAFM-Software lassen sich Wartungsplanung und Compliance-Management durchgängig digitalisieren. Automatisierte Workflows, zentrale Dokumentation und lückenlose Nachvollziehbarkeit schaffen Entlastung im Arbeitsalltag und Sicherheit beim nächsten Audit. Statt manueller Erinnerungen und zeitaufwendiger Suche nach Prüfprotokollen nutzen Sie ein System, das alle relevanten Informationen intelligent miteinander verknüpft und jederzeit transparent bereitstellt.

Wie CAFM-Software Wartungsplanung automatisiert und strukturiert

Statt Wartungstermine manuell zu verwalten, übernimmt eine CAFM-Software die Planung und Steuerung wiederkehrender Inspektionen. Über hinterlegte Prüfintervalle werden Aufgaben automatisch generiert und den zuständigen Mitarbeitern oder Dienstleistern zugewiesen. Benachrichtigungen und Eskalationsmechanismen stellen sicher, dass Fristen nicht verstreichen – ohne dass Sie jeden Termin selbst im Blick behalten müssen.

Das Besondere an einer durchgängigen CAFM-Lösung: Alle Daten zu Gebäuden, Anlagen, Verträgen und Tickets stehen in direktem Zusammenhang. Sie sehen auf einen Blick, welche Anlage wann geprüft wurde, welcher Dienstleister beauftragt ist und welche Dokumentation vorliegt. Diese zentrale Datenbasis sorgt für Transparenz über alle Standorte hinweg und macht aufwendige manuelle Abgleiche überflüssig. So wird Ihre CAFM-Software zum aktiven Werkzeug für digitale Wartungsprozesse im FM.

Compliance Audit Management – revisionssichere Dokumentation ohne Lücken

Bei Audits und Behördenprüfungen zählt jedes Dokument. CAFM-Software schafft eine zentrale, durchgängig digitale Dokumentenbasis für Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Zertifikate und Gefährdungsbeurteilungen. Alle relevanten Unterlagen sind mit den zugehörigen Anlagen, Tickets und Verträgen verknüpft und jederzeit abrufbar – ohne lange Suche in verschiedenen Ablagesystemen.

Dank strukturierter Workflows und automatisierter Archivierung entstehen keine Medienbrüche oder fehlende Nachweise. Änderungen werden protokolliert, Verantwortlichkeiten sind transparent dokumentiert, und alle Prozessschritte lassen sich nachvollziehen. So schaffen Sie eine stabile Grundlage für Compliance-Anforderungen, vermeiden unnötige Folgekosten und reduzieren den Stress beim nächsten Audit erheblich. Das bedeutet für Sie: maximale Rechtssicherheit und eine belastbare Dokumentation, die auch bei unangekündigten Prüfungen schnell verfügbar ist.

Gesetzliche Anforderungen im Blick – von DGUV bis Betriebssicherheitsverordnung

Verschiedene gesetzliche Vorgaben verlangen unterschiedliche Prüfzyklen und Dokumentationsstandards. Die DGUV Vorschrift 3 fordert regelmäßige Prüfungen elektrischer Anlagen, die Betriebssicherheitsverordnung regelt wiederkehrende Prüfungen von Arbeitsmitteln, und Brandschutzverordnungen verlangen dokumentierte Wartungen von Sicherheitseinrichtungen. Für Facility Manager bedeutet das: unterschiedliche Fristen, Verantwortlichkeiten und Nachweispflichten müssen parallel koordiniert werden.

Mit einer CAFM-Software lassen sich diese Anforderungen strukturiert abbilden. Sie hinterlegen Prüfintervalle entsprechend der gesetzlichen Vorgaben, definieren Verantwortlichkeiten für jede Anlage und stellen sicher, dass alle Nachweise revisionssicher gespeichert werden. Über Dashboards und Auswertungen behalten Sie den Überblick über anstehende Prüfungen und potenzielle Compliance-Risiken. So vermeiden Sie nicht nur Versäumnisse, sondern schaffen auch eine belastbare Grundlage für Behördenprüfungen und interne Audits.

Praxisnahe Umsetzung – von der Einführung bis zur mobilen Nutzung vor Ort

Die Einführung einer CAFM-Software für Wartungsplanung und Compliance-Management beginnt mit der Erfassung Ihrer spezifischen Anforderungen. Diese Anforderungen sind die Grundlage für die weitere Umsetzung.

Über flexible Schnittstellen und komfortable Importfunktionen binden Sie vorhandene Daten aus bestehenden Systemen einfach und effizient an. Dank moderner HTML5-Technologie nutzen Sie die CAFM-Software plattformübergreifend auf Windows, macOS, Linux sowie auf Smartphones und Tablets. Keine Installation, keine Zusatzsoftware – alle Funktionen sind direkt im Browser verfügbar. So haben Ihre Teams auch vor Ort beim Rundgang oder bei der Anlagenprüfung direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen und können Ergebnisse unmittelbar dokumentieren. Das bedeutet für Sie: Echtzeitdaten, keine Medienbrüche und eine durchgängig digitale Dokumentation vom ersten Schritt an.